Od e-mailovej objednávky po pripravený zápis do ERP
Ukážka spracovania nestruktúrovaného e-mailu od odberateľa: od rozpoznania položiek cez párovanie skladových kariet až po finálne potvrdenie obchodníkom.
Human-in-the-loop princíp
V tomto procese AI pripravuje dáta, pravidlá ich overujú a finálne odoslanie či zápis potvrdzuje zodpovedná osoba.
Pred automatizáciou: Pôvodný stav procesu
Zákazníci píšu objednávky priamo do tela e-mailov bez jednotného formátu. Používajú skratky, vlastné názvy produktov a rôzne formáty adries.
Pracovník odbytu trávi desiatky minút ručným dohľadávaním kódov v ERP, prepisovaním počtov kusov a overovaním skladovej dostupnosti s rizikom preklepu v objednávkovom kóde.
Vstup: Modelové dáta a extrakcia
Ako proces prebieha
Príjem správy a identifikácia
Jazykový model prečíta voľný text e-mailu a rozpozná, že ide o záväznú objednávku.
Sémantická extrakcia položiek
Extrahujú sa produktové kódy, počty kusov, dodacia adresa a číslo objednávky zákazníka.
Párovanie s firemným cenníkom
Deterministický algoritmus overí existenciu kódov v databáze skladových kariet a priradí ID.
Validácia povinných údajov
Kontrola, či sú vyplnené všetky polia vyžadované účtovným systémom a či odberateľ nemá blokáciu.
Príprava konceptu pre ERP
Vygenerovanie štruktúrovanej dávky (napr. XML) pre import do knihy prijatých objednávok.
Kontrola a schválenie človekom
Zodpovedný pracovník skontroluje predvyplnené položky jedným pohľadom a potvrdí zápis.
Kto za čo zodpovedá v procese
Čo robí AI model
- •Číta voľný text e-mailu bez nutnosti štruktúrovaných šablón od zákazníka.
- •Identifikuje zámery, čísla dokladov, množstvá a požiadavky na termín dodania.
- •Vyrovnáva sa s drobnými preklepmi v textovom označení tovaru od odberateľa.
Čo robia pevné pravidlá
- •Deterministicky párujú extrahovaný text s presnými kódmi skladových kariet v databáze.
- •Prepočítavajú jednotkové ceny a celkovú hodnotu podľa autorizovaného cenníka.
- •Overujú stav skladových zásob a platnosť IČO odberateľa v registroch.
Čo schvaľuje človek
- •Pracovník odbytu overuje finálny zoznam položiek pred ich záväzným zaevidovaním.
- •Potvrdzuje navrhovaný termín expedície a prípadné individuálne dohodnuté zľavy.
- •Autorizuje odoslanie automatického potvrdenia objednávky zákazníkovi.
Čo sa stane pri chybe
- •Ak sa dopytovaný produkt nenájde v cenníku, systém položku nevymyslí, ale označí ju žltým varovaním: „Neznámy kód tovaru – vyžaduje manuálne priradenie karty“.
- •Ak v e-maile chýba adresa alebo číslo objednávky, asistent pripraví návrh doplňujúceho e-mailu zákazníkovi s prosbou o upresnenie.
- •Pri akejkoľvek nejednoznačnosti zostáva doklad v stave konceptu a neprepíše sa do ERP.
Možné integrácie pre tento proces
Čo meriame pri pilotnom overení
Ukázať tento proces na mojich dátach
Na pilotný projekt stačí niekoľko anonymizovaných vzoriek vášho reálneho procesu. Overíme presnosť, správanie výnimiek aj časovú úsporu priamo u vás.
Konzultácia a návrh architektúry • Odpovedáme do 24 hodín • Žilina a celé Slovensko