Automatické spracovanie prijatých objednávok z e-mailov
Zákazníci posielajú objednávky v tele e-mailu, v PDF prílohách či v Exceli. Náš asistent ich automaticky prečíta, spáruje kódy tovaru s vaším skladom a pripraví prijatú objednávku v ERP na potvrdenie.
Pilotný projekt od 900 €
Overenie na reálnom procese bez rizika pred plným nasadením.
Kontrola človekom (Human-in-the-loop)
Žiadny e-mail ani platba neodíde bez fyzického schválenia.
Dopyty a objednávky stoja v schránke namiesto expedície
Každý B2B klient píše objednávku inak: niekto uvedie presný kód, iný len slovný opis a neúplné rozmery. Obchodníci trávia hodiny dohľadávaním v katalógu.
- •Pomalý čas reakcie – objednávka prijatá ráno je zaevidovaná až poobede.
- •Riziko zámeny produktu kvôli podobným kódom či nepresnému zadaniu.
- •Obchodníci robia rutinný prepis namiesto aktívneho predaja a starostlivosti o klientov.
- •Chýbajúca okamžitá spätná väzba zákazníkovi o dostupnosti tovaru.
Inteligentné párovanie objednávky so skladom a cenníkom
AI asistent analyzuje text e-mailu aj prílohy, identifikuje požadovaný tovar a porovná ho s vašou databázou produktov vrátane individuálnych zliav klienta.
- Zaevidovanie objednávky v ERP do 60 sekúnd od doručenia e-mailu.
- Inteligentné párovanie synoným a zákazníckych označení tovaru.
- Okamžité upozornenie na chýbajúce množstvo alebo parametre.
- Pracovník iba skontroluje a klikne na Schváliť.
Ako funguje spracovanie krok za krokom
Detekcia objednávky
Asistent vyhodnotí prichádzajúci e-mail ako objednávku a prečíta prílohy (PDF, XLSX, text).
Extrakcia a normalizácia položiek
Z textu vytiahne názvy, množstvá, merné jednotky a dodaciu adresu.
Párovanie so skladovou kartou
Systém vyhľadá správny artikel v ERP a overí dostupnosť na sklade.
Autorizácia obchodníkom
Obchodník prejde rozdiely (ak sú) a potvrdí zaradenie do expedičnej fronty.
Nejasnosti rieši človek, rutinu vybaví systém
Ak klient požaduje tovar, ktorý nemáte na sklade alebo nie je jednoznačný, asistent položku farebne zvýrazní a pripraví koncept doplňujúcej otázky pre klienta.
Vstupy, automatizované spracovanie a výsledné výstupy
1. Vstupy do procesu
Dátové formáty a kanály, ktoré systém priebežne prijíma.
- •Voľný text e-mailu
- •Objednávkový PDF formulár
- •Excel / CSV súbory od odberateľov
- •E-shopové notifikácie
2. Spracovanie a AI
Operácie, validácie a logické kontroly vykonávané modelom.
- ✓Extrakcia údajov
- ✓Párovanie kódov produktov
- ✓Overenie kreditného limitu a zliav
- ✓Validácia dodacích podmienok
3. Výsledné výstupy
Konkrétne štruktúrované dáta a schválené akcie vo vašich systémoch.
- →Prijatá objednávka v ERP
- →Koncept potvrdzujúceho e-mailu zákazníkovi
- →Notifikácia do skladu
- →Rezervácia skladových zásob
Integrácia s existujúcimi nástrojmi
Ekonomické a skladové systémy
POHODA, KROS, Money S3, Asseco HELIOS, SAP Business One.
E-mailoví klienti
Microsoft Outlook, Gmail, vlastné firemné poštové servery.
Skladové hospodárstvo (WMS)
Prepojenie s čítačkami čiarových kódov a logistickými systémami.
Ochrana cien a obchodných dohôd
Cenové hladiny a individuálne podmienky odberateľov zostávajú prísne chránené vo vašom internom ERP systéme.
Distribútor elektroinštalačného materiálu so 150 objednávkami denne
Traja dispečeri trávili celé dopoludnie vyhľadávaním 10-miestnych kódov káblov a ističov podľa vágnych popisov elektrikárov.
AI asistent sémanticky spáruje popis elektrikára s presným katalógovým kódom a predvyplní doklad v POHODE.
Odpovede na najčastejšie otázky k téme
Čo ak zákazník použije vlastný interný kód tovaru?▾
Asistent si dokáže pamätať prevodné mostíky kódov jednotlivých klientov, prípadne využiť sémantické vyhľadávanie v popise položky.
Môže asistent poslať zákazníkovi potvrdenie objednávky automaticky?▾
Technicky áno, no štandardne odporúčame nastaviť proces tak, aby potvrdenie odoslal obchodník jedným klikom po rýchlej vizuálnej kontrole.
Koľko stojí nasadenie automatického spracovania objednávok?▾
Pilotné overenie na vašich reálnych e-mailoch a skladovom cenníku realizujeme od 900 € v priebehu 2 až 3 týždňov.
Ďalšie oblasti automatizácie pre vašu firmu
Chcete zistiť možnosti pre automatické spracovanie objednávok vo vašej firme?
Prejdeme vašu súčasnú agendu, používané softvéry a navrhneme rozsah pilotného projektu od 900 € s garanciou človeka v slučke.
Konzultácia a návrh architektúry • Odpovedáme do 24 hodín • Žilina a celé Slovensko