Bezchybné účtovníctvo

Automatické spracovanie faktúr a vyťažovanie dát do ERP

Zabudnite na manuálne prepisovanie variabilných symbolov, súm a položiek z PDF faktúr. Naše riešenie využíva inteligentné AI modely, ktoré vyťažia dáta z akéhokoľvek formátu a pripravia ich na schválenie a import.

Nezáväzná konzultácia Pozrieť workflow

Garantované štandardy

Pilotný projekt od 900 €

Overenie na reálnom procese bez rizika pred plným nasadením.

Kontrola človekom (Human-in-the-loop)

Žiadny e-mail ani platba neodíde bez fyzického schválenia.

Súčasný problém vo firme

Hodiny strávené prepisovaním čísel z obrazovky do obrazovky

Faktúry prichádzajú v rôznych formátoch, s odlišným rozložením polí. Klasické OCR systémy vyžadujú drahé nastavovanie šablón pre každého dodávateľa zvlášť.

•Stovky prijatých faktúr mesačne znamenajú vysoké mzdové náklady na rutinné nahadzovanie.
•Riziko preklepu v IČ DPH, čísle účtu (IBAN) alebo variabilnom symbole.
•Klasické OCR zlyháva pri zmenách formátu alebo nekvalitnom skene.
•Oneskorené schvaľovanie faktúr v rámci firmy a strata prehľadu o splatnostiach.

Riešenie automatizáciou AImaká

Univerzálne porozumenie faktúre bez pevných šablón

Multimodálne AI modely chápu sémantiku dokumentu rovnako ako skúsený človek. Rozpoznajú dodávateľa, položky, sadzby DPH a zaokrúhlenie bez ohľadu na grafickú šablónu.

Okamžité vyťaženie bez nutnosti tvoriť a udržiavať šablóny.
Automatické overenie IČO a bankového účtu v štátnych registroch.
Prehľadné validačné rozhranie: účtovník skontroluje a potvrdí jedným klikom.
Priamy export do POHODA, KROS OMEGA, Money S3 či iných ERP.

Overený postup

Ako funguje spracovanie krok za krokom

Presne definovaný proces, kde technológia rieši rutinu a človek má finálnu kontrolu.

Príjem dokladu

Faktúra príde na určený e-mail (napr. faktury@firma.sk) alebo je nahraná na disk.

Výstup:Prijatý PDF súbor

Sémantické vyťaženie

Model extrahuje hlavičku, položky, IBAN, dátumy, meny, sadzby DPH a sumy.

Výstup:Štruktúrovaný JSON

Krížová kontrola

Systém prepočíta súčty, overí platnosť IČ DPH a skontroluje číslo účtu s databázou.

Výstup:Validovaný koncept dokladu

Kontrola človekom a zápis

Účtovník skontroluje vyťažené polia v side-by-side náhľade a schváli zápis do ERP.

Výstup:Zaúčtovaná faktúra

Pravidlo 4 očí pre každú faktúru

Vyťažené dáta sa zobrazujú vedľa originálneho PDF dokumentu. Zodpovedná osoba vidí presne zvýraznené miesta a potvrdzuje správnosť pred importom do účtovníctva.

Architektúra toku dát

Vstupy, automatizované spracovanie a výsledné výstupy

Presné rozhrania: od neštruktúrovaných dokumentov až po čistý zápis do vášho ERP.

1. Vstupy do procesu

Dátové formáty a kanály, ktoré systém priebežne prijíma.

•PDF faktúry (elektronické aj skenované)
•Foto bločkov z mobilu
•Dodacie listy
•Dobropisy

2. Spracovanie a AI

Operácie, validácie a logické kontroly vykonávané modelom.

✓Detekcia tabuliek položiek
✓Matematické párovanie
✓Overenie platcu DPH
✓Konverzia do XML schémy

3. Výsledné výstupy

Konkrétne štruktúrované dáta a schválené akcie vo vašich systémoch.

→Importný súbor XML/API pre ERP
→Archivované PDF s auditnou stopou
→Zoznam schválených dokladov
→Upozornenia na duplicity

Systémová kompatibilita

Integrácia s existujúcimi nástrojmi

Automatizácie integrujeme priamo do softvérov, ktoré váš tím už denne používa.

POHODA Stormware

Automatický import cez XML rozhranie (prijaté faktúry, záväzky).

KROS OMEGA

Generovanie importných dávok pre modul Evidencia účtovných dokladov.

Money S3 (Solitea)

Dátový mostík do modulu fakturácie a záväzkov.

Bezpečnosť a súkromie

Bankové tajomstvo a bezpečné úložisko

Finančné dokumenty spracovávame výhradne v zabezpečených dátových centrách v EÚ so šifrovaním pri prenose aj uložení.

Žiadne trénovanie modelov: Vaše firemné dáta, zmluvy ani e-maily sa nepoužívajú na trénovanie verejných AI.

EÚ infraštruktúra / On-Premise: Možnosť behu v zabezpečenom EÚ cloude alebo priamo na vašom firemnom serveri.

Modelový príklad z praxe

Modelový príklad: Spracovanie 400 dodávateľských faktúr mesačne v obchodnej sieti

Konkrétna ilustrácia, ako automatizácia mení každodenné fungovanie firmy.

Pôvodný manuálny postup

Modelový predpoklad: Účtovný tím trávil začiatok každého týždňa manuálnym prepisovaním prijatých faktúr do systému.

Automatizovaný tok AImaká

Faktúry sú automaticky vyťažené po doručení, overené voči registrom a účtovníčka skontroluje pripravený návrh dávky.

Výsledný prínos: Zásadné zníženie manuálnej práce pri prepise a okamžitý prehľad o splatnostiach záväzkov pri zachovaní finálneho schválenia účtovníkom.

Časté otázky (FAQ)

Odpovede na najčastejšie otázky k téme

Všetko, čo potrebujete vedieť pred začatím automatizácie.

Čo sa stane, ak je faktúra zle čitateľná alebo sken šikmý?▾

Moderné modely si poradia aj s mierne pootočenými či odfotenými dokladmi. Ak je však kvalita pod kritickou hranicou, systém doklad označí ako vyžadujúci manuálne overenie.

Dokáže systém vyťažiť aj položkové riadky faktúry, nielen celkovú sumu?▾

Áno. Vyťažujeme kompletné položkové riadky vrátane názvu položky, počtu kusov, mernej jednotky, jednotkovej ceny a priradenej sadzby DPH.

Ako overujete, či nejde o podvodnú faktúru so zmeneným IBANom?▾

Systém porovnáva vyťažený IBAN s historickými platbami pre daného dodávateľa v ERP a s registrom bankových účtov Finančnej správy SR. Pri zmene okamžite vygeneruje výrazné varovanie.

Súvisiace riešenia a témy