Automatizácia administratívy: Menej rutiny, viac hodnotnej práce
Administratíva je chrbtovou kosťou firmy, no manuálny prepis údajov brzdí rast. Automatizujeme rutinné kancelárske procesy od prijatia dokumentu až po zaevidovanie v účtovníctve.
Pilotný projekt od 900 €
Overenie na reálnom procese bez rizika pred plným nasadením.
Kontrola človekom (Human-in-the-loop)
Žiadny e-mail ani platba neodíde bez fyzického schválenia.
Rutina, ktorá oberá kvalifikovaných ľudí o energiu
Asistentky, účtovníci a manažéri často trávia väčšinu dňa mechanickou prácou, ktorú by mal robiť počítač.
- •Sťahovanie príloh z e-mailov a ich premenovávanie do priečinkov.
- •Kontrola náležitostí prijatých faktúr a zhody s objednávkami.
- •Manuálne rozposielanie potvrdení, upomienok a výkazov.
- •Zložité dohľadávanie starších zmlúv a príloh v neusporiadaných archívoch.
Digitálny asistent pre bežnú kancelársku agendu
Vytvoríme mostíky, ktoré automaticky triedia poštu, vyťažujú údaje z dokladov, overujú ich v registroch a pripravujú do vášho účtovného softvéru.
- Okamžité spracovanie došlých podkladov bez čakania na voľnú kapacitu.
- Automatická archivácia a štruktúrované pomenovanie súborov.
- Zníženie chybovosti pri prepise variabilných symbolov a čiastok.
- Viac času zamestnancov na komunikáciu s klientmi a riešenie výnimiek.
Ako funguje spracovanie krok za krokom
Automatický zber
Systém priebežne sleduje určené firemné e-mailové schránky alebo zložky na disku.
Inteligentné čítanie
Vyťaženie kľúčových polí bez ohľadu na grafické rozloženie faktúry či zmluvy.
Validácia a párovanie
Overenie platnosti IČ DPH v systéme Finančnej správy a spárovanie s objednávkou.
Autorizácia a export
Zodpovedná osoba potvrdí doklad v prehľadnom rozhraní a systém vygeneruje import do ERP.
Kontrola pri každej neštandardnej čiastke
Systém vás upozorní, ak je fakturovaná suma vyššia ako schválená objednávka, alebo ak sa zmenil bankový účet dodávateľa.
Vstupy, automatizované spracovanie a výsledné výstupy
1. Vstupy do procesu
Dátové formáty a kanály, ktoré systém priebežne prijíma.
- •Prijaté faktúry
- •Dodacie listy
- •Dohody a zmluvy
- •Výpisy z účtov
2. Spracovanie a AI
Operácie, validácie a logické kontroly vykonávané modelom.
- ✓OCR a jazyková analýza
- ✓Krížová kontrola súm
- ✓Zatriedenie do stredísk
- ✓Generovanie XML / CSV
3. Výsledné výstupy
Konkrétne štruktúrované dáta a schválené akcie vo vašich systémoch.
- →Importný súbor pre ERP
- →Archív v cloudovom úložisku
- →Prehľad nespárovaných položiek
- →Týždenný report
Integrácia s existujúcimi nástrojmi
Účtovné balíky
POHODA, KROS OLYMP / OMEGA, Money S3 cez štandardizované XML exporty.
Štátne registre
Automatické overovanie IČO, DIČ, platcovstva DPH a insolvenčného registra.
Cloudové disky
Google Drive, OneDrive, Nextcloud s automatickou adresárovou štruktúrou.
Bezpečné spracovanie osobných údajov
Spracovanie dát prebieha v súlade s GDPR. Prístupové práva kopírujú organizačnú štruktúru vašej firmy.
Modelový príklad: Spracovanie režijných faktúr v strednej firme (cca 120 dokladov mesačne)
Modelový predpoklad: Účtovníčka venuje približne 2 pracovné dni (cca 16 hodín) mesačne manuálnemu prepisovaniu položiek a bločkov z PDF dokladov.
Doklady zaslané na vyhradený e-mail sa automaticky vyťažia, overia krížovou kontrolou a pripraví sa dávkový XML import do POHODY.
Odpovede na najčastejšie otázky k téme
Je potrebné mať skener s OCR?▾
Nie, naše riešenie využíva moderné multimodálne AI modely, ktoré dokážu bez problémov prečítať aj odfotený doklad z mobilu či nekvalitné PDF.
Ako riešite situáciu, keď dodávateľ pošle faktúru v cudzom jazyku?▾
Systém natívne rozumie dokumentom v slovenčine, češtine, nemčine, angličtine a ďalších jazykoch, pričom do účtovníctva zapíše dáta v požadovanom slovenskom formáte.
Čo sa stane s pôvodnými súbormi?▾
Originálne súbory zostávajú bezpečne uložené vo vašom archíve, pomenované podľa jednotného kľúča (napr. RRRR-MM-DD_Dodavatel_CisloDokladu.pdf).
Ďalšie oblasti automatizácie pre vašu firmu
Spracovanie faktúr
Detailný pohľad na automatizáciu fakturácie.
Vyťažovanie dát z PDF
Ako funguje strojové čítanie dokumentov.
Procesný audit
Zistite, ktoré administratívne činnosti sa oplatí zautomatizovať.
Nezáväzný dopyt
Dohodnite si ukážku riešenia.
Chcete overiť automatizáciu administratívy vo vašej firme?
Prejdeme vašu súčasnú agendu, používané softvéry a navrhneme rozsah pilotného projektu od 900 € s garanciou človeka v slučke.
Konzultácia a návrh architektúry • Odpovedáme do 24 hodín • Žilina a celé Slovensko