Prehľadná schránka

Automatizácia firemných e-mailov s kontrolou človekom

Firemný e-mail je najčastejším zdrojom operatívneho chaosu. Naše riešenie automaticky analyzuje došlé správy, kategorizuje dopyty, vyťahuje kľúčové fakty a pripravuje návrhy odpovedí pre vašich pracovníkov.

Nezáväzná konzultácia Pozrieť workflow

Garantované štandardy

Pilotný projekt od 900 €

Overenie na reálnom procese bez rizika pred plným nasadením.

Kontrola človekom (Human-in-the-loop)

Žiadny e-mail ani platba neodíde bez fyzického schválenia.

Súčasný problém vo firme

Preplnená schránka a meškajúce odpovede na lukratívne dopyty

Keď na spoločnú adresu info@ alebo obchod@ prichádzajú desiatky rôznorodých správ denne, dôležité obchodné príležitosti sa strácajú v spleti bežnej operatívy.

•Pomalý čas prvej odpovede – potenciálny zákazník medzitým osloví konkurenciu.
•Zamestnanci trávia 2-3 hodiny denne písaním opakujúcich sa štandardných odpovedí.
•Chýba evidencia, v akom stave je rozpracovaný dopyt a kto zaň zodpovedá.
•Neštruktúrované prílohy zostávajú nestiahnuté a nezapísané v systéme.

Riešenie automatizáciou AImaká

Asistent, ktorý prečíta, pochopí a predpripraví

Náš e-mailový asistent triedi správy podľa zámeru, extrahuje identifikačné údaje odosielateľa a pripraví koncept profesionálnej odpovede priamo do vášho poštového klienta.

Okamžitá prioritizácia: urgentné servisné hlásenia a dopyty idú do popredia.
Koncept odpovede pripravený v schránke za niekoľko sekúnd.
Presné dodržiavanie firemného tónu komunikácie a faktických informácií.
Žiadna správa neodíde bez fyzického kliknutia človeka na tlačidlo Odoslať.

Overený postup

Ako funguje spracovanie krok za krokom

Presne definovaný proces, kde technológia rieši rutinu a človek má finálnu kontrolu.

Doručenie do schránky

Správa dorazí na sledovanú adresu (napr. dopyty@firma.sk).

Výstup:Prichádzajúci e-mail

Analýza a kategorizácia

Model rozpozná kategóriu (dopyt, faktúra, reklamácia, spam) a priradí prioritu.

Výstup:Štítok a štruktúrované metadáta

Príprava návrhu reakcie

Podľa typu správy asistent vyhľadá podklady a zostaví koncept odpovede.

Výstup:Uložený koncept v Outlooku / Gmaile

Schválenie človekom

Pracovník koncept prečíta, v prípade potreby upraví a potvrdí odoslanie.

Výstup:Odoslaná odpoveď

Záruka bezpečnosti: Asistent nikdy neodosiela sám

Koncept odpovede je iba návrh pripravený na schválenie. Zodpovedný pracovník má plnú kontrolu nad tým, čo a kedy zákazník dostane.

Architektúra toku dát

Vstupy, automatizované spracovanie a výsledné výstupy

Presné rozhrania: od neštruktúrovaných dokumentov až po čistý zápis do vášho ERP.

1. Vstupy do procesu

Dátové formáty a kanály, ktoré systém priebežne prijíma.

•Prichádzajúce e-maily
•PDF a obrazové prílohy
•História komunikácie s klientom
•Firemná znalostná báza

2. Spracovanie a AI

Operácie, validácie a logické kontroly vykonávané modelom.

✓Detekcia emócií a urgencie
✓Extrakcia kontaktných údajov
✓Formulácia návrhu odpovede
✓Priradenie štítkov

3. Výsledné výstupy

Konkrétne štruktúrované dáta a schválené akcie vo vašich systémoch.

→Koncept odpovede v poštovom klientovi
→Záznam v CRM o novom leade
→Notifikácia zodpovednému manažérovi
→Týždenná štatistika dopytov

Systémová kompatibilita

Integrácia s existujúcimi nástrojmi

Automatizácie integrujeme priamo do softvérov, ktoré váš tím už denne používa.

Microsoft 365 & Exchange

Plná integrácia cez Microsoft Graph API (Outlook, Teams).

Google Workspace

Napojenie na Gmail a Google Drive cez autorizované OAuth rozhranie.

Vlastné poštové servery

Zabezpečené pripojenie cez IMAP / SMTP so šifrovaním TLS.

Bezpečnosť a súkromie

Ochrana súkromia korešpondencie

Správy sa spracovávajú v pamäti a neukladajú sa do cudzích databáz. Žiadne dáta z vašich e-mailov neslúžia na trénovanie verejných AI modelov.

Žiadne trénovanie modelov: Vaše firemné dáta, zmluvy ani e-maily sa nepoužívajú na trénovanie verejných AI.

EÚ infraštruktúra / On-Premise: Možnosť behu v zabezpečenom EÚ cloude alebo priamo na vašom firemnom serveri.

Modelový príklad z praxe

Servisná spoločnosť s 80 technickými dopytmi denne

Konkrétna ilustrácia, ako automatizácia mení každodenné fungovanie firmy.

Pôvodný manuálny postup

Dispečer strávil 4 hodiny triedením hlásení porúch a manuálnym odpisovaním požiadaviek na doplnenie sériového čísla.

Automatizovaný tok AImaká

Asistent okamžite identifikuje chýbajúce údaje v dopyte a pripraví návrh žiadosti o doplnenie. Pri kompletných dopytoch priradí technika.

Výsledný prínos: Skrátenie času prvého kontaktu z 3 hodín na 5 minút a 100 % zachytených obchodných dopytov.

Časté otázky (FAQ)

Odpovede na najčastejšie otázky k téme

Všetko, čo potrebujete vedieť pred začatím automatizácie.

V akom programe budú naši zamestnanci pracovať?▾

Vo svojom bežnom e-mailovom programe (napr. Microsoft Outlook alebo Gmail). Asistent pripraví koncept priamo do zložky Koncepty (Drafts), kde ho pracovník otvorí a schváli.

Dokáže asistent rozpoznať spam a nevyžiadanú poštu?▾

Áno, asistent dokáže odfiltrovať marketingové ponuky a irelevantné správy do samostatného priečinka, aby nezahlcovali hlavnú schránku tímu.

Ako asistent vie, aký tón a pravidlá má použiť?▾

V úvodnej fáze analyzujeme vaše schválené vzory odpovedí a definujeme pravidlá oslovovania, podpisov a odbornej terminológie špecifickej pre vaše odvetvie.

Súvisiace riešenia a témy